Arşiv Belgesi Dosya/Klasör Devir-Teslim ve Envanter İşlemleri Prosedürü

Dosya/Klasör devir-teslim işlemleri Akademik/İdari Birim Ayıklama ve İmha Komisyonları bilgisi dahilinde “Arşiv Belgesi Devir-Teslim ve Envanter Formları” eksiksiz bir biçimde doldurularak yapılacaktır.
Dosya/Klasör inceleme talepleri, Arşiv Belgesi Devir-Teslim ve Envanter Formlarında belirtilen standart dosya planlarına göre yapılacaktır.
Dosya/Klasör Devir-Teslim işlemleri her hafta sadece Salı ve Perşembe günleri kabul edilecek, diğer günler devir-teslim işlemi yapılmayacaktır.
Devir-teslim işlemleri sırasında belge temsilcilerinin bulunma zorunluluğu vardır.
Dosya/Klasör inceleme talepleri randevu sistemi ile önceden e-posta yoluyla (arsiv@halic.edu.tr) bilgi verilerek yapılacaktır. (Acil gelişen öğrenci dosyaları talepleri hariç)
Birim saklama süresi dolmayan evrakların kurum arşivine devri kabul edilmeyecektir.
Belge temsilcisi olmayan/değişen birimlerin devir işlemleri kesinlikle kabul edilmeyecektir.
Yangın, sel vb. acil durumlar dışında kurum arşivine birim sorumlusu dışındaki kişilerin girmesine müsaade edilmeyecektir.